We interviewed ChatGPT on events and it is quite AMAZING

ChatGPT : « Bien sûr ! Je suis ChatGPT, un modèle de langage génératif développé par OpenAI. Je suis entraîné pour comprendre et générer du texte dans une variété de domaines, allant de la conversation naturelle à la rédaction de textes. Mon objectif est d’aider les gens à trouver des réponses à leurs questions et à les guider dans leur recherche d’informations de manière rapide et efficace. »

ChatGPT : « Les événements « in-person » offrent plusieurs avantages par rapport aux événements virtuels, notamment :

Interaction sociale : Les événements « in-person » permettent aux participants de se rencontrer et d’interagir en personne, ce qui facilite le réseautage, la création de liens personnels et professionnels, et le partage d’expériences en direct.

Engagement : Les événements « in-person » peuvent offrir une expérience plus immersive et engageante que les événements virtuels, en raison de la présence physique et de l’ambiance en direct.

Opportunités de vente : Les événements « in-person » peuvent offrir des opportunités de vente et de marketing plus tangibles, telles que les démonstrations de produits en personne, les échantillons gratuits, les ventes directes et les interactions face à face avec les clients potentiels.

Expérience sensorielle : Les événements « in-person » offrent des expériences sensorielles uniques, telles que les odeurs, les sons et les textures, qui peuvent être difficiles à reproduire dans un environnement virtuel.

Visibilité de la marque : Les événements « in-person » peuvent aider à renforcer la notoriété de la marque et à accroître la visibilité, en particulier lorsqu’ils sont associés à des événements populaires et influents.

Cependant, il est important de noter que les événements « in-person » peuvent également avoir des inconvénients, tels que des coûts plus élevés, une portée géographique limitée et des contraintes de temps. Il est donc important de considérer les avantages et les inconvénients de chaque type d’événement avant de prendre une décision. »

ChatGPT : « Voici trois points pour promouvoir les événements virtuels :

Accessibilité : Les événements virtuels permettent aux participants de se connecter de n’importe où dans le monde, sans avoir à voyager ou à subir des frais supplémentaires liés aux déplacements.

Flexibilité : Les événements virtuels peuvent être organisés plus facilement, avec des horaires plus flexibles, ce qui facilite la participation pour un plus grand nombre de personnes et permet des enregistrements pour être visionné ultérieurement.

Innovation technologique : Les événements virtuels peuvent être enrichis d’innovations technologiques telles que la réalité virtuelle, les visites virtuelles et les expériences immersives, ce qui permet une expérience utilisateur unique et surprenante »

ChatGPT : « Les événements hybrides, qui combinent des éléments en personne et virtuels, peuvent présenter plusieurs défis, notamment : 

1. Intégration technologique : La mise en place de l'infrastructure technologique pour un événement hybride peut être complexe, en particulier pour assurer une intégration fluide entre les participants en personne et en ligne, la synchronisation des présentations et le partage de contenu.

2. Expérience utilisateur : Les événements hybrides nécessitent une expérience utilisateur homogène, avec des outils de collaboration, des options de participation et un contenu de qualité qui doivent être adaptés aux participants en personne et en ligne.

3. Engagement : Les événements hybrides peuvent présenter des défis pour maintenir l'engagement des participants en ligne, qui peuvent être distraits par leur environnement domestique ou de travail, ou qui peuvent ne pas bénéficier d'une expérience immersive en direct, contrairement aux participants en personne. »

Note : les questions et les réponses sont littéralement des copier-coller et non subit aucune modification / correction ou altération de notre part.

Leni Tech Services a pour vocation d’offrir aux organisateurs d’évènements, agences, corporates ou PCOs le meilleur de la technologie et du service clé en main pour leurs évènements.

Parmi les expertises de Tech Services on retrouve la division diffusion et affichage possédant et sourcant les dernières innovations en matière vidéo : capable de mettre en place des écrans LED géants, déployer du mapping (projection à grande échelle sur des buildings ou des monuments) ou bien des scènes évènementielles avec la présence d’hologrammes. Sans oublier bien sur d’autres matériels tels que projecteurs, écrans courbes, écrans et bornes tactiles, totems, écrans LCD, etc.

L’évènement c’est aussi le son : Notre division audio n’est pas que l’expert du « silent Meeting » ou de l’interprétation simultanée, c’est aussi un matériel de sonorisation, mixage et d’équipement audio pour les meetings et évènements.

La division alimentation et lumière propose quant à elle des structures au câblage électrique, de la production mobile d’énergie à l’éclairage. Elle dispose de matériel et d’experts des évènements indoor et outdoor.

Enfin, c’est l’ensemble des autres composants que l’on retrouve au sein de Leni IT. Qu’il s’agisse de l’interfaçage entre machines et solutions logicielles (contrôle d’accès, broadcast de contenu congrès, captation, bornes et kiosques…) ou bien de l’IT pur (besoin en réseau, LAN ou Wifi, location et installation de matériel informatique : PC, Mac, mobiles, tablettes, imprimantes, scanners, RFID…)

Klipso est la nouvelle marque qui englobe les solutions logicielles de Leni Group. Cette plateforme SaaS de nouvelle génération se distingue du marché sur de nombreux points :

Sa conception est le fruit de plusieurs années de consolidation de technologies éprouvées dans un model révolutionnaire : le « no-code ». En effet, contrairement à la plupart des solutions SaaS qui vendent la même instance (le Back end est identique pour tous les clients), Klipso peut être configuré au niveau fonctionnel et back-office pour chaque client. Plus personnalisé, plus stable avec des délais d’implémentation de nouvelles fonctionnalités plus courts pour les clients, Klipso répond à une attente forte, aujourd’hui bridée par les solutions SaaS standards du marché.

Mais Klipso est aussi une offre EMS (Event Management Software) qui va plus loin que la plupart des concurrents en offrant 3 choses fondamentales :

– Des fonctionnalités spécifiques pour expositions, pour congrès, pour corporate.

– Des modules puissants dédiés à l’évènementiel : ERP (facturation, budget) et CRM

– Un moteur de gestion de plan unique : de la synchronisation AutoCAD, en passant par un lien CRM et un outil web de manipulation pour les commerciaux de salons jusqu’aux interfaces web et Mobile pour les visiteurs et exposants. Chacun manipule la même donnée à son niveau et dans son environnement.

Enfin viennent s’ajouter nos partenaires intégrés :

– La division mobile qui offre un expérience mobile riche et parfaitement synchronisée avec la plateforme Klipso

– Youslide permettant les interactions et l’engagement des audiences à un événement.

Leni c’est tout ça. Mais c’est également la volonté d’aller plus loin : innovation, investissements et des femmes et des hommes orientés service car la technologie devient chaque jour plus importante à maîtriser au sein des événements. Ceci est notre offre 360° pour vous simplifier la technologie.

Créer un évènement suppose une logistique importante. Nous n’évoquerons pas ici la technologie d’infrastructure (câblage électrique, son, lumière), mais celle qui de près ou de loin a un impact sur la gestion de la donnée. Il est évident que la partie réseau (notamment WIFI) est absolument clé en termes de puissance et de dimensionnement.

Chaque type d’évènement va utiliser des technologies On-Site.

Vous le voyez, 99% de la technologie On-site est directement liée à votre écosystème de données. Il est donc capital que cet écosystème soit maitrisé afin de limiter sa fragmentation en nombre de prestataires et de solutions : risques de doublons, risques de non synchronisation, risques sur les webservices, coûts des intégrations, suivi de la RGPD… Par ailleurs, la technologie on-site faisant appel à du matériel, lesdits matériels et leurs solutions embarquées doivent correspondre aux mêmes normes de sécurité RGPD de transfert des données que vos logiciels. Il est donc essentiel d’établir une charte de la sécurité on-site que l’ensemble des prestataires technologiques doivent s’engager à respecter !

Leni est un prestataire global : sa plateforme EMS (Event Management Software) « Klipso » offre la plupart de ces fonctionnalités dans une data unifiée et intégrée, facilitant non seulement le respect des règles RGPD mais surtout en limitant les risques des échanges de données entre de multiples systèmes. Enfin, Leni Tech Services va pouvoir proposer un matériel compatible et maintes fois testé pour supporter l’ensemble des applications embarquées sur site. Un gain en temps, de coût, et de sécurité pour pouvoir se consacrer pleinement à son événement et réussir le volet technologique.

Honnêtement et à dire vrai, à pas grand-chose. C’est un peu comme mettre un smoking a la fête d’anniversaire du petit cousin. Ça envoie mais ce n’est pas très utile. La réalité est que -en France- les règles CNIL pré-RGPD étaient relativement proche du texte d’aujourd’hui. Pour se faire prendre dans les filets du régulateur il faut vraiment être très « Data méchant ». La réalité est d’ailleurs que les amendes qui ont été distribuées ces dernières années ont pour la plupart été liées à la sécurité des données plus qu’à leur « mauvaise » utilisation.

Pour la faire courte, la transition avec l’évènement est simple : à part le Logiciel (je sais que vous avez bien travaillé avec votre presta, votre DPO*, mis tous les champs qui vont bien, respecté les règles, fait auditer les risques d’intrusion, désabonné ceux qui le souhaitaient de TOUT l’écosystème de données…. Voilà.) A part le logiciel donc, quel pourrait bien être le maillon faible ?

Je vous le donne en mille Emile, Le ON-SITE : voila bien un détail qui passe souvent à la trappe du RGPD. Alors, chers event planeurs, organisateurs de conférences ou de salons, voici quelques points à checker pour bien faire les choses !

Qu’il s’agisse de vos prestataires, de votre staff (l’administration des ventes ou les hôtesses d’accueil par exemple), savez-vous que les règles doivent être mentionnées dès la capture du premier e-mail de votre participant dans le fameux « privacy & conscent » ? Pas de panique, pas besoin de les nommer individuellement, mais pensez à ajouter les catégories susceptibles d’entrer en contact avec de la donnée participant nominative.

ah… le on-site, l’antre de la dernière minute et du « je cours partout ». Conséquences : je donne mes mots de passe, voire je les note en gros sur un post-it… Faites un process et une note à vos équipes en ce sens, il est capital de ne pas exposer l’accès à l’information. Cela vous protègera en tant que personne morale lors du procès…

La sécurité des donnés ce n’est pas juste « rentrer dans l’ordinateur », c’est aussi se faire piquer l’ordinateur. Tous les accès aux serveurs et postes contenant la donnée doivent faire l’objet de surveillance continue, ou à défaut être protégés par un moyen physique (d’où la porte fermée par exemple). Pensez-y.

OK, chacun son trip. Bien, tout d’abord ce n’est pas très respectueux de l’environnement, mais on sait qu’il est fréquent dans l’évènementiel d’imprimer listings et autres données. Et bien en théorie (non, en fait même en pratique) la donnée personnelle imprimée est assujettie à la RGPD : vous devez savoir ce qui a été imprimé, l’archiver et/ou le détruire selon votre process de gestion de la donnée.

Il est certes important d’avoir Audité techniquement vos prestataires Logiciel, mais avez-vous pensé au données gérées par les matériels On-Site ? (scanners, Borne de synchronisation) Comment ces donnés transitent t’elles sur l’écosystème matériel ?

Désolé pour le charabia tech, mais le message est simple : les technologies on-site ne se découvrent pas le jour de l’ouverture : elles sont parfois nombreuses et certaines sont soit datées, non sécurisées ou font appel à des données de manière peu orthodoxe. Bref, au-delà du jargon (et c’est bien le problème) beaucoup de technologie et de données (donc des failles potentielles) jalonnent le On-site. Il est essentiel qu’un « contrat » garantissant la sécurité et la protection des données soit mis en place avec les prestataires. Ce contrat doit être pratique et lisible et pour chaque prestation (software et matériel) une liste des engagements de gestion de la donnée et de sécurité doit être faite, en cohérence avec le schéma directeur de votre politique RGPD. Vous voici, je l’espère, à minima sensibilisé au fait que la RGPD passe aussi par le On-site, un facteur que l’on a souvent tendance à négliger : on s’ouvre alors à la déconstruction de tout le travail fait en amont et on s’expose a des risques finalement assez simples à maîtriser.