Le principal défi consistait à gérer un grand nombre de visiteurs et VIP, en assurant un enregistrement rapide et sécurisé. Il fallait également fournir aux exposants des outils efficaces pour inviter leurs contacts, et gérer les flux de participants à travers plusieurs points d’entrée du site, tout en maintenant une expérience utilisateur optimale.

Pour relever ce défi, nous avons déployé les solutions suivantes :

1. Formulaire de Préenregistrement Visiteurs/VIP : Nous avons mis en place un système de préenregistrement en ligne, permettant aux visiteurs et VIP de s’inscrire avant l’événement. Cela a permis de fluidifier le processus d’entrée et de réduire les temps d’attente.

2. Module E-invitation : Ce module a permis aux exposants d’envoyer des invitations personnalisées à leurs contacts. Les invités ont pu s’enregistrer en ligne via ces invitations, ce qui a contribué à une meilleure organisation et à une participation accrue.

3. Demande de Badge : Nous avons simplifié la procédure de demande de badges, permettant aux participants de recevoir leurs badges rapidement après l’inscription en ligne.

4. Gestion sur Site Multi-entrées : Nous avons déployé une gestion optimisée des différentes entrées du site, assurant un accès fluide et sécurisé pour tous les participants. Cela a inclus la mise en place de points de contrôle et de distribution de badges à chaque entrée.

Crédit image : @ L’usine Nouvelle

L’un des principaux défis du Salon du Fromage était de moderniser et simplifier la gestion des exposants ainsi que l’inscription des visiteurs tout en assurant un contrôle d’accès efficace. Les organisateurs cherchaient des solutions intégrées pour optimiser l’expérience des participants et des visiteurs tout en garantissant une gestion fluide de l’événement.

Leni a déployé plusieurs solutions pour répondre aux besoins spécifiques du Salon du Fromage :

Klipso Exhibition pour la gestion des exposants : Leni a mis en place une plateforme complète de gestion des exposants, permettant à ces derniers de gérer leurs inscriptions, leurs documents et leurs besoins logistiques de manière centralisée et intuitive. Leni a fourni un ensemble de composantes essentielles pour l’espace organisateur, incluant ADV, reporting, accueil avec dashboard, module communication, module hôtes(ses) et hotline, module fournisseurs, module achat/CDG et module administration, garantissant ainsi une gestion complète et intégrée de l’espace exposant.

Inscription visiteur avec paiement en ligne : Leni a mis en place un système d’inscription en ligne pour les visiteurs, intégrant un processus de paiement sécurisé, simplifiant ainsi le processus d’accès à l’événement.

Impression des badges sur site et contrôle d’accès intelligent : Leni a développé un système d’impression de badges sur site, permettant un contrôle d’accès intelligent et sécurisé, assurant ainsi une gestion efficace des flux de visiteurs.

Le défi majeur était la gestion complexe des inscriptions via l’outil Klipso Congress pour la JRMF et les deux AG, avec une attention particulière portée sur les groupements de mutuelles. En plus des inscriptions, Leni devait coordonner les réservations pour les déjeuners et dîners, tout en assurant l’envoi d’e-badges aux participants. Une collaboration étroite avec le client lors de réunions hebdomadaires était essentielle pour garantir la mise en place efficace de la plateforme.

En amont de l’événement, grâce à Klipso Congress, les inscriptions ont été géré de manière efficiente. La plateforme a permis une gestion efficace des groupements de mutuelles et des réservations pour les repas. La communication fluide avec le client lors des réunions hebdomadaires a assuré une coordination optimale.

Sur site, Leni a mis en place un contrôle d’accès en V3, avec un système intelligent pour réguler les entrées, les déjeuners, et la soirée. Un poste de saisie a été installé pour créer et réimprimer les badges au besoin. Bien que l’émargement et le vote lors de l’AG aient été gérés par un autre prestataire, la coordination avec celui-ci a été assurée.

Le principal défi de Leni lors du 119ème Congrès des Notaires était de s’adapter aux besoins des participants à l’ère numérique. Il fallait offrir une expérience hybride et interactive tout en assurant une gestion fluide des inscriptions et des intervenants, et en diffusant les sessions plénières en streaming.

La gestion des inscriptions a été simplifiée grâce aux formulaires en ligne créés par Leni, permettant aux participants de s’inscrire facilement et de choisir les sessions auxquelles ils souhaitaient assister. L’interactivité a été encouragée grâce à des fonctionnalités telles que le chat en direct, les votes de commissions et les quizz pour valider les parcours de formation.

La plateforme a également permis une gestion efficace des intervenants et des parcours de formation, facilitant la communication entre les organisateurs et les intervenants, tout en garantissant que les sessions se déroulent sans heurts.

L’édition 2023 du SIAE était très attendue après une pause de quatre ans. Cependant, l’ampleur de cet événement représentait un défi logistique et organisationnel considérable. Le SIAE avait un besoin impérieux de mettre en place une solution digitale robuste et performante pour une gestion efficace des exposants et des plans d’exposition. De plus, il était impératif d’offrir une expérience utilisateur intuitive et conviviale grâce à une application mobile dédiée, afin de fournir en temps réel aux visiteurs toutes les informations essentielles et les dernières mises à jour.

L’un des principaux défis était d’assurer la fluidité des opérations tout en garantissant une participation optimale de tous les membres, malgré la complexité des tâches telles que l’inscription des participants, la vérification de leur présence et la facilitation des votes pour les décisions clés.

Leni a été choisi pour relever ce défi. Leni a accompli plusieurs prestations essentielles. Tout d’abord, Leni a créé un formulaire d’inscription en ligne user friendly, permettant aux participants de s’inscrire en amont de l’événement, réduisant ainsi les files d’attente et facilitant le processus d’accueil. Ensuite, grâce à sa rigueur et à son organisation, Leni a géré efficacement l’émargement des participants lors de l’événement, garantissant une présence précise et une gestion fluide. Enfin, en tant que responsable des boîtiers de vote électroniques, Leni a facilité le processus de prise de décision, permettant aux membres de voter en toute confidentialité et en temps opportun.

Le Forum INCYBER est une plateforme complexe qui nécessite une coordination rigoureuse pour garantir une expérience optimale pour les participants et les exposants. Avec une multitude d’intervenants et de services impliqués, il devient impératif de gérer efficacement les exposants, de simplifier le processus d’inscription et de maintenir une exécution sans accroc pendant l’événement.

Le défi principal pour Leni était d’accompagner les équipes de TFWA pour la reprise de l’événement après une longue interruption et de fournir des prestations de service adaptées aux contraintes de la situation actuelle. Il fallait s’assurer que les exposants puissent s’inscrire en ligne de manière fluide, que le pré-enregistrement se déroule sans accroc, que les participants aient accès à un guide technique complet et que tout le matériel informatique nécessaire soit disponible et fonctionnel. De plus, Leni devait coordonner ses activités à l’échelle internationale pour assurer le bon déroulement de l’événement à Singapour.

Leni a mis en place une plate-forme en ligne user-friendly pour le pré-enregistrement et l’inscription des exposants. Cela a permis aux participants de s’inscrire facilement avant l’événement, en évitant les files d’attente et les formalités administratives fastidieuses sur place. Le guide technique complet a été développé pour offrir aux exposants toutes les informations nécessaires sur l’événement, les emplacements des stands, l’e-shop de prestations techniques, etc. infrastructure.

De plus, Leni a fourni une assistance logistique pour la location de matériel informatique, garantissant que tout le matériel nécessaire était disponible sur le site de l’événement. Des équipes techniques ont été déployées pour assurer la configuration et le bon fonctionnement de l’ensemble de l’infrastructure informatique.

Chaque année, La Commanderie du Bontemps organise le concours international des clubs œnologiques des Universités et Ecoles : Coupe Bordeaux Rive Gauche. Pour 2021, plusieurs écoles et universités étaient présentes telles que Harvard, Oxford, Polytechnique, HEC, ENA, UCLA, Yale, etc.

Dans le contexte de la crise sanitaire liée au Covid-19 et avec l’évolution de nos habitudes, notre client recherchait une solution qui répondrait à son besoin en terme de prix, de facilité d’utilisation et de fonctionnalité. L’enjeu était avant tout de trouver une solution accessible à tous, qui puisse assurer l’interactivité tout au long du concours.

La Commanderie du Bontemps a choisi Klipso comme partenaire pour l’accompagner dans son projet. Après les premières démonstrations réalisées par notre équipe commerciale, notre offre 360° incluant logiciels et Tech Services a séduit notre client. En effet, notre grande expérience dans l’événementiel et notre offre complète ont rassuré notre client dans son choix.

Pour répondre aux attentes de notre client, nous avons créé une plateforme digitale qui a permis aux 10 équipes participantes au concours de répondre à une série de questions théoriques dès le premier tour. Chaque bonne réponse valait un point. Le deuxième test a permis aux étudiants de répondre à des questions de dégustation. Chaque test était composé de 3 questions rapportant respectivement 5, 3 ou 2 points. (Nous vous précisons que près de 2000 bouteilles de 5cl ont été envoyées aux équipes en amont, afin que chacune puisse répondre aux questions de dégustation). Les participants ont répondu via notre fonctionnalité de quiz et ont pu discuter en direct. Un modérateur contrôlait le chat et décidait d’afficher ou non les messages. Les résultats étaient affichés et les participants pouvaient interagir en direct sur la plateforme.

Sur place, nous avons assuré la captation et la diffusion en direct du jury qui était présent dans la cave du Château Lafite Rothschild et a pu voir toutes les équipes connectées simultanément.

Pour atteindre les objectifs de La Commanderie du Bontemps, nous avons dédié un chef de projet dont la mission était de les accompagner tout au long de l’événement. En amont, des sessions de formation sur la nouvelle plateforme ont été mises en place. Lors de l’événement, le chef de projet était présent en tant que support en direct, pour répondre aux questions techniques et assurer le succès de l’événement.